Offentlig handling

Du har rätt att ta del av kommunens offentliga handlingar. Här berättar vi hur du gör för att få tillgång till dem.

Rättigheten att få ta del av offentliga handlingar styrs av offentlighets­principen. I korthet innebär det att du och andra personer har rätt till insyn i och tillgång till information om kommunens verksamhet.

Vad är en allmän handling?

En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och har inkommit dit eller upprättats där. Konkret så kan en handling vara till exempel ett protokoll, e-post, brev, bilder eller filmer. De allmänna handlingarna kan delas in i två grupper:

1. Offentliga handlingar – handlingar som inte är sekretessbelagda och som du har rätt att ta del av.
2. Sekretessbelagda handlingar – för vissa handlingar råder sekretess. Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda enskilda människor i ärenden som rör socialtjänsten eller skolan. Om kommunen anser att en uppgift omfattas av regler för sekretess får uppgiften inte lämnas ut (tystnadsplikt).

Viktigt att komma ihåg är att det finns kommunala handlingar som inte är allmänna. Exempel på den här typen av handlingar är tjänstemäns interna arbetsmaterial.

Var hittar jag handlingarna?

Majoriteten av de allmänna handlingarna hittar du i kommunens diarium som det är fritt för dig att söka i.

Vill du ha ut handlingarna så kontakta kontaktcenter som hjälper dig att komma i kontakt med respektive förvaltnings registrator. Registratorn arbetar med att hantera kommunens aktuella handlingar.

Vill du läsa gamla handlingar kan du i stället vända dig till kommunarkivet.

Notera att alla handlingar inte registreras i diarierna utan kan vara ordnade eller registrerade på annat sätt. Exempelvis hanteras fakturor i ett eget ekonomisystem samt som anmälda synpunkter, klagomål eller felanmälningar återfinns i synpunktshanteringssystemet.

Hittar du inte en handling i webbdiariet kan du kontakta respektive förvaltning eller kommunarkivet för besked om hur det aktuella handlingsslaget hanteras. Du kan även läsa i dokumenthanteringsplanerna för att se hur och var handlingarna förvaras.

Hur fort kan jag få handlingarna?

Handlingar som är offentliga och inte sekretessbelagda ska du snabbt få tillgång till. Det innebär i praktiken att du ska ges möjlighet att läsa dem nästan omedelbart när du kommer hit under normal kontorstid. För din egen skull kan det vara bra att du ändå kontaktar oss på förhand och bestämmer en tid.

Du har också möjlighet att beställa papperskopior på handlingar. Vi tar ut en avgift för kopior av allmänna handlingar pdf, 143 kB.

Får jag vara anonym?

När du begär att få ta del av en handling har du rätt att vara anonym. Du behöver heller inte berätta varför du begär ut handlingen. Detta gäller dock inte om det är nödvändigt för oss att veta vem du är eller vad du avser att göra med handlingen om det behövs för att kunna avgöra om handlingen omfattas av sekretess.

Du har rätt att få ett formellt beslut om du inte får ta del av en handling eller om du får ta del av en handling med förbehåll. Om du inte får ta del av en handling har du rätt att kräva ett formellt beslut som du kan överklaga till Kammarrätten i Göteborg.

I vissa fall kan du också få ta del av handlingar med förbehåll för vad du får göra med handlingen. Exempelvis kan handlingar lämnas ut för att användas vid forskning men med villkor om att handlingen bara får användas för det aktuella forskningsändamålet och inte på något annat sätt (till exempel spridas vidare). Då ska du också få ett formellt beslut. Skulle du använda handlingen eller uppgifter i handlingen som strider mot förbehållet kan du själv göra dig skyldig till brott mot tystnadsplikten. Ett beslut om förbehåll är också överklagbart.