Grundläggande föreskrifter för uthyrning samt regler för bokning av lokaler på kultur- och fritidsförvaltningen.

Här hittar du riktlinjer för hur kultur- och fritidsförvaltningens lokaler används och hyrs ut. Målet är att kommunens lokaler ska användas effektivt och vara tillgängliga för verksamheter inom idrott, kultur, studier och föreningsliv. Kultur- och fritidsförvaltningen ansvarar för att tolka och tillämpa riktlinjerna.

Demokrati och trygghet

Föreningar, arrangörer och andra hyresgäster som hyr lokaler ska följa och främja demokratiska grundprinciper.

Verksamhet i lokalerna får inte bryta mot lagar och föreskrifter eller uppmuntra till bruk av narkotika, alkohol och andra droger.

Verksamhet som uppmuntrar till våld, hot, diskriminering, våldsbejakande extremism, rasism eller annan brottslighet får inte förekomma i lokalerna.

Hyresgästen ansvarar för att verksamheten inte orsakar ordningsstörning eller säkerhetsrisk. Detta gäller oavsett om det är hyresgästen eller andras reaktion på verksamheten som är orsaken.

Kultur- och fritidsförvaltningen hyr inte ut lokaler till religiösa sammankomster (gudstjänster, bönemöten etc.) där religion utövas.

Kommunal uthyrning av lokaler ska ske sakligt och opartiskt enligt Regeringsformen samt i enlighet med likställighetsprincipen i Kommunallagen, vilket innebär att jämförbara aktörer ska behandlas lika utifrån objektiva kriterier. Samtidigt måste hänsyn tas till yttrandefriheten, och begränsningar av uthyrning får endast ske med stöd i lag och vara motiverade av exempelvis ordnings- och säkerhetsskäl.

Kultur- och fritidsförvaltningen kan neka att upplåta lokaler med anledning av ovanstående. Bedömningen görs av kultur- och fritidsförvaltningen i samråd med polis eller kommunens jurist.

Förbyggande arbete mot olyckor

Kultur- och fritidsförvaltningen arbetar kontinuerligt för att undvika att olyckor och skador inträffar i stadens lokaler. För att en god säkerhet ska kunna uppnås måste alla hjälpa till. Säkerhetsarbetet är därför en angelägenhet för alla som använder stadens lokaler. I lagen till skydd för olyckor (LSO 2003:778, 2kap.1§) står: ”Vid bokning och nyttjande av lokaler är hyresgästen att betrakta som nyttjanderättshavare och ska se till att gällande bestämmelser efterföljs för de medverkandes säkerhet och bär, i händelse av att man ej fullföljt dessa åtaganden, det fulla ansvaret härför.”

Det innebär att hyresgästen måste följa säkerhetsbestämmelserna och veta vilken skyddsutrustning som finns i den lokal som hyrs. Hyresgästen ansvarar för att ta del av rutiner kring larm, utrymning och brandskyddsutrustning inför bokning. Nödutgångar får inte blockeras. Staden ansvarar för anvisningar, skyltning och information om säkerhet i respektive lokal.

Ansvar och säkerhet

Den som avtalar om att hyra lokal ska vara myndig (över 18 år) och ansvarar för att kultur- och fritidsförvaltningens grundläggande föreskrifter vid uthyrning av lokaler samt avdelningarnas allmänna regler vid bokning följs.

Vid sammankomsten krävs att minst en myndig ansvarig person (tex. ledare, lärare) är närvarande. Den/de ansvariga ska uppmärksamma de säkerhetsanvisningar och bestämmelser som gäller och se till att dessa efterföljs av samtliga personer i lokalen. Ansvariga personer är skyldiga att meddela Mölndals stads personal vid påkomna brister/felaktigheter som kan leda till olycka eller brand.

Oförutsedda händelser

Vid allvarliga störningar, som brand, ras eller strömavbrott eller andra oförutsedda händelser, kan hela anläggningen eller delar av anläggningen behöva utrymmas/stängas till dess att problemet är löst. Vid sådana driftstopp utgår ingen ekonomisk kompensation för inventarier, material eller annat.

Om hela eller delar av en anläggning skulle behöva stängas oavsett anledning så debiteras ingen hyra för den stängda perioden. I möjligaste mån och där så bedöms lämpligt så strävar Kultur- och fritidsförvaltningen efter att kunna erbjuda ersättningstillfällen till ordinarie taxa. Någon annan ersättning medges inte i de fall som hela eller delar av anläggningar behöver stängas.

GDPR

Mölndals stad hanterar alla personuppgifter med största noggrannhet. Uppgifter sparas endast under den tid som behövs för att kunna ge bästa möjliga service och för att fullgöra stadens åtaganden. Mer information om hur personuppgifter hanteras finns på: molndal.se/personuppgifter under ”Hantering av personuppgifter för kunder hos lokalbokningen och hyresgäster till kultur- och fritidsförvaltningen”.

Allmänna regler vid bokning av fritids- och kulturlokaler samt idrottsanläggningar

• Hyresgäst är den förening, person eller företag som bokar lokalen. För alla bokningar ska organisationsnummer eller personnummer anges.
• Hyresgästen får inte hyra ut eller överlåta lokalen vidare till annan part. Ansvarig för bokningen måste vara på plats under bokningstiden.
• Lokaler får bara användas i det syfte, under den tid och på de villkor som avtalats. Förberedelsetid och efterarbete ingår i den bokade tiden.
• I uthyrningen ingår endast lokal med grundmöblering. Om inget annat har avtalats, ingår inte teknisk support.
• Ansvaret för användandet av lokaler, inventarier och utrustning ligger på den som träffat avtal med kultur- och fritidsförvaltningen om att hyra lokalen.
• Hyran omfattar lokal i befintligt skick med ordinarie möblering och utrustning. Ändring i lokal, inredning och utrustning i samband med ett arrangemang får bara ske efter överenskommelse.
• Hyresgästen är ersättningsskyldig för skador på lokal, inredning och utrustning. Anmälan om eventuella fel och skador på lokaler, inventarier och utrustning ska omgående meddelas kultur- och fritidsförvaltningen.
• Utrustning utöver det som redan finns i lokalen, ordnas av hyresgästen.
• Kultur- och fritidsförvaltningen tar inget ansvar för eventuella skador eller förlorade/kvarglömda ägodelar och utrustning.
• Hyresgästen ansvarar för att lokalerna återställs i ursprungligt skick och samlar in och forslar bort eventuella sopor. Avgift tas ut för återställande om det inte sker.
• Kultur- och fritidsförvaltningen hyr inte ut lokaler till privata fester.
• För att ej debiteras vid enstaka bokning ska avbokning ske senast tre dagar innan. Beträffade säsongs- och arrangemangsbokningar ska avbokning ske 14 dagar innan.

Hyresgäst som efter bokning inte betalar fastställd hyra, senast på den förfallodag som bestämts av kultur- och fritidsförvaltningen, avstängs från vidare bokning såvida inget annat överenskommes. Kultur- och fritidsförvaltningen kan säga upp hyreskontrakt med hyresgäst som missköter sig. Brott mot uthyrningsregler och dåligt utnyttjande av lokalerna kan leda till att hyresgäst nekas tillträde och avstängs.

Särskilda regler vid bokning av bibliotek

Lokaler i Mölndals stadsbibliotek och Lindome bibliotek är i första hand till för bibliotekets egna arrangemang eller samarrangemang. I andra hand sker uthyrningen/utlånet av lokaler utifrån att biblioteket är mötesplats för kommunal verksamhet och idéburen verksamhet (föreningar, studieförbund).

Utöver de grundläggande föreskrifterna om att inte hyra ut till religiösa sammankomster, hyr biblioteken inte ut till företag, kommersiell verksamhet och privata aktörer. För att säkerställa att många får tillgång till lokalen kan det bli aktuellt med att begränsa antalet hyrtillfällen för en enskild hyresgäst.

Hyresvillkor

• Interna bokningar – se stadens intranät. Övriga bokning sker enligt information bibliotek.molndal.se och är klar först när hyresgästen fått en bekräftelse och accepterat via mail. Hyresavtalet inklusive förvaltningsgemensamma regler, allmänna regler, ekonomiska villkor, utrustningslista samt avgifter överlämnas senast 5 arbetsdagar efter bokning.
• Lokaler hyrs ut utifrån bibliotekens förutsättningar och inom bemannade öppettider.
• I uthyrningen ingår endast lokal med grundmöblering, ingen konferensservice. Teknisk support ingår inte i bokningen.
• Ansvaret för användandet av lokaler, inventarier och utrustning ligger på den som träffat avtal med biblioteket om att hyra lokalen.
• Bokningen omfattar lokal i befintligt skick med ordinarie möblering och utrustning. En utrustningslista bifogas avtalet. Ändring i lokal, inredning och utrustning i samband med ett arrangemang får bara ske efter överenskommelse med biblioteket.
• Den som bokar är ersättningsskyldig för skador på lokal, inredning och utrustning. Anmälan om eventuella fel och skador på lokaler, inventarier och utrustning ska omgående meddelas biblioteket
• Den som bokar ansvarar för eventuell enklare förtäring samt bestick, porslin etc. Ingen tillgång till kyl.
• Anslag och kommunikationsinsatser i biblioteket måste alltid skriftligen godkännas av biblioteket
• Merkostnader debiteras per påbörjad timme utöver det som avtalats om lokalen inte är lämnad och återställd på utsatt tid

Prioriteringsordning

• Egna eller samarrangemang har möjlighet att boka lokalen i förväg.

Särskilda regler vid bokning av badanläggning

Skolors besök i badanläggningar ska alltid bokas i förväg och jämställs ansvarsmässigt med uthyrning.

Minst en myndig ansvarig person (tex. ledare, lärare) ska närvara under hela tiden som deltagarna/eleverna vistas i anläggningen. Hyresgästen ansvarar för att den ansvariges kunskap och antal är tillräckligt ur säkerhetssynpunkt. Kultur- och fritidsförvaltningens personal övertar inget övervakningsansvar.

Hyresgästen ansvarar för att god ordning upprätthålls i anläggningen och att deltagare/elever följer badanläggningarnas trivsel- och säkerhetsregler.

Hyresgästen måste informera sina deltagare/elever om att de måste följa badanläggningarnas hygienregler och se till att dessa efterlevs. Deltagare/elever ska duscha håret och tvätta kroppen utan badkläder före badet. Endast badkläder får användas i bassängen. Bad i underkläder är förbjudet. Underkläder får inte heller bäras under badkläder.

Det är inte tillåtet att använda levande ljus eller liknande i badanläggningarna.

Glas- eller porslinsföremål får inte användas vid bassänger, i duschar eller i omklädningsrum.

Kultur- och fritidsförvaltningen ansvarar inte för annans egendom i badanläggningarna.

Prioritering av verksamhet

Kultur- och fritidsförvaltningen strävar övergripande efter att kapaciteten i badanläggningarna nyttjas väl och att ett brett utbud av vattenverksamheter finns för olika åldrar och målgrupper. Inom den ramen ges i första hand plats till allmänhet, mölndalsskolor och verksamhet under ”Låg”-taxa, därefter verksamhet som faller under ”GR”- taxa och slutligen verksamhet under ”Normal”-taxa. Hänsyn tas till befintliga kunder. Misskötsel eller sen betalning av fakturor kan påverka tidsfördelningen.

”Låg”-taxa avser stödberättigade idrottsföreningar med säte i Mölndal

”GR”-taxa avser stödberättigade idrottsföreningar från annan kommun i göteborgsregionen

”Normal”-taxa avser uthyrning i övriga fall.

Åbybadet

Hyresgästen får inte manövrera lyftplan avsedda för rullstolar, höj- och sänkbara golv eller väggar, såvida inte Åbybadets personal gett hyresgästens aktuella ledare särskild utbildning.

Om den egna verksamheten har orsakat stängning (t.ex. på grund av fekalier eller kräk i vattnet) debiteras normal hyra. I annat fall debiteras ingen hyra för den stängda perioden.

Tidsfördelning inför hösten hanteras generellt under april månad och för våren under oktober månad.

Streteredsbadet

Hyr du terminsvis och har avtal med Streteredsbadet gäller ej avbokningsreglerna. Skrivet avtal gäller och hyresgäst kan därför ej avboka tiderna i avtalet.

Enstaka bokningar betalas vid ankomst.

Ledare (inga deltagare) har möjlighet att förbereda sin aktivitet 30 min innan aktiviteten startar (dock ej inne i poolområdet) förutsatt att anläggningen är öppen. Poolområdet har ledaren och deltagare tillgång till från tiden man bokar. Om bokningen sker i samband med öppning har deltagarna möjlighet att använda omklädningsrum 20 minuter innan bokningen startar. Samtliga ska ha lämnat anläggningen 30 min efter avslutad aktivitet. Kunden som hyr har endast rätt att utnyttja poolområdet med bubbelpool under tiden för bokningen. Instruktör/hyresgäst har möjlighet att gå in i poolområdet 5 minuter innan bokningen startar för att förbereda sin aktivitet. Detta ska ske på ett respektfullt sätt för att i minsta möjliga mån störa pågående aktivitet.

Max 24 badgäster i bassängen.

I hela anläggningen råder förbud mot allt som innehåller jordnötter och andra nötter, förtäring av alkoholhaltiga drycker samt rökförbud, att laga mat som kan avge kraftigt matos, tex grädda våfflor.

Nyttjandet av anläggningen och dess redskap/materiel, inklusive liften, sker helt på egen risk. För att nyttja liften inne i simhallen krävs en genomgång av personalen.

Särskilda regler vid bokning av fritidsgårdar

När nyckeln/passerkort kvitteras ut får hyresgästen instruktioner gällande hyresregler samt rutiner för lokalen såsom larm, utrymning, brandskydd, städförråd, soprum etc.

Det är inte tillåtet att använda fritidsgårdens material såsom spel, pyssel m.m. Det är inte heller tillåtet att ställa upp ytterdörren till lokalen.

Avgifter/sanktioner

• Ringa jourkontakten vid något fel på lokalen som hyresgästen inte själv orsakat (exempelvis stopp i avloppet eller strömavbrott) - 0 kr.
• Ringa jourkontakten under helgen när hyresgästen själv orsakat ett problem (exempelvis låst sig ute, krossat en ruta, spärrat taggen) - 650 kr.
• Om städningen av lokalen inte godkänns eller om lokalen inte ser ut som när hyresgästen fick den (exempelvis möbler, disk) - 650 kr/påbörjad timma.
• Om hyresgästen inte återlämnar nyckeln/taggen på överenskommen tid - 300 kr. Hyresgästen betalar hela kostnaden för arbete- och material om det uppstår skadegörelse (exempelvis krossad ruta, klotter, trasiga möbler/teknik), larmkostnader etc.

Särskilda regler 1024 – regionalt produktionshus för dans

1024 - regionalt produktionshus för dans är beläget i Forsåker i Mölndal. Verksamheten drivs av kultur- och fritidsförvaltningen i Mölndal och har även ett uppdrag från Västra Götalandsregionen.

Inom 1024 erbjuds möjligheter att hyra lokaler för i första hand professionell dansverksamhet, men även för annan scenkonstnärlig verksamhet. Uthyrningen omfattas av särskilda villkor och kriterier.

Särskilda regler vid bokning av idrottsytor

Stödberättigad förening kan boka kommunala anläggningar med subventionerad föreningstaxa. Deltagare behöver vara medlem i föreningen som bokar med subventionerad föreningstaxa, undantag görs vid prova-på-aktiviteter.

Hyresgäster som önskar bedriva kampsporter för ungdomar ska uppvisa medlemskap i Specialidrottsförbund anslutet till Riksidrottsförbundet (RF).

Föreningar ska vara anslutna till specialförbund, riksidrottsförbundet eller en riksorganisation som erhåller statligt stöd.

Bokningsförfrågan för arrangemang ska inkomma senast 30 dagar innan önskat datum.

Barnkalas bokas endast i gymnastiksalar i mån av plats. Det är inte tillåtet att servera mat och dryck i omklädningsrum och gymnastiksal i samband med barnkalasbokning. Enbart vätska i form av vatten är tillåtet. Om mat eller dryck (utöver vatten) skulle förtäras så utgår en extra städavgift.

Respektive förbund lägger seriematcher efter att kultur- och fritidsförvaltningen angett vilka dagar, tider och planer som står till förfogande. Vid andra önskemål får tävlingars placering bedömas individuellt. Träningsmatcher ska så långt som möjligt förläggas på egna träningstider.

Lag som spelar i seniorserie med ungdomar ska betala seniortaxa. Det är serietillhörigheten som bestämmer taxan.

Det är inte tillåtet preliminärboka.

Enstaka bokning kan göras som senast 2 timmar innan önskad tid.

Erhållen säsongsbokning har i möjligaste mån företräde nästkommande säsong, men hänsyn tas till prioriteringsordning.

Sporthallar kan användas även till andra arrangemang än idrott t. ex mässor, kultur- och musikevent och sker företrädesvis i Aktiviteten samt Almås sporthall A. Hänsyn tas då till anläggningarnas utformning.

Handbollsklister får endast användas i Aktivitetens sporthallar.

Hyrestider utanför ordinarie säsong kan bokas efter särskild överenskommelse med kultur- och fritidsförvaltningen.

Hyresgäst som önskar hyra övrigt utrymme för till exempel förråd eller expedition (i mån av plats) kontaktar kultur- och fritidsförvaltningen.

Vid beställning av passerkort kommer en administrationsavgift på 100 kr tas ut. Vid beställning av Iloqnycklar tillkommer en administrativ kostnad på 200 kr. Ej återlämnade passerkort/taggar/iloqnycklar eller nycklar kommer att faktureras enligt följande:

Förlust av passerkort 200 kr.

Förlust av nyckel eller Iloq nyckel 500 kr.

Vid enstaka bokningar till exempel barnkalas och möten ingår passerkort/nyckel i bokningskostnaden. Passerkort och nycklar ska återlämnas senast fem dagar efter avslutad bokning. Ej återlämnad passerkort/nyckel kommer sanktion att utgå enligt förlust av passerkort/iloq nyckel.

Uppsättning av reklam måste alltid skriftligen godkännas av kultur- och fritidsförvaltningen.

Följande dagar håller huvuddelen av anläggningarna stängt: nyårsafton, nyårsdagen, långfredagen, påskafton, påskdagen, annandag påsk, valborgsmässoafton, 1 maj, 6 juni, midsommarafton, midsommardagen, 23 december, julafton, juldagen och annandag jul.

Prioriteringsordning för hyresgäster

1. Stödberättigade föreningar i Mölndal som bedriver ungdomsverksamhet (7–20 år).
2. Övriga föreningar samt studieförbund och skolor med säte i Mölndal.
3. Föreningar inom Göteborgsregionen (GR)
4. Privata kunder och föreningar med säte i annan kommun utanför GR.
5. Kommersiell verksamhet.

Prioriterad verksamhet

1. Föreningsarrangemang för stödberättigade föreningar med säte i Mölndal.
2. Elitverksamhet för seniorer prioriteras på Åbyvallen 1, i Aktivitetens A-hall, i Almåshallen samt i Åby isstation.
3. Seriematcher.
4. Träningar och träningsmatcher.

Som föreningsarrangemang räknas cuper/tävlingar och uppvisningar som bokats och godkänts av föreningsservice. Föreningsläger/camp som riktar sig till aktiva (som inte är medlemmar i arrangerande förening) ska betala arrangemangstaxa (undantag för prova- på verksamhet). Ordinarie seriematcher och liknande räknas inte som arrangemang.

Övriga prioriteringar

• Inomhusidrott prioriteras före utomhusidrott i idrottshallar och gymnastiksalar.
• Fotbollsverksamhet ges företräde på fotbollsplaner.
• Attraktiva tider bör i första hand prioriteras för ungdomsverksamhet 7–20 år.

Ordinarie säsong:

Isanläggningar
Åby ishall, Kållered ishall (säsong: vecka 34- vecka 14) och Åby isstadion (säsong: cirka vecka 35- vecka 14).

Inomhusanläggningar (sporthallar, gymnastiksalar, matsalar och övriga salar). Vecka 34 – skolavslutning (skolverksamhet på vardagar 8.00-16.00 under terminerna). Säsongsbokningar bokas från och med måndag vecka 34 till och mmed 31 maj.

Aktiviteten
Vecka 32 - midsommar

Fotbollsplaner (konstgräs, naturgräs)
Konstgräs vecka 2 – 50
Naturgräs vecka beror på planernas skick.

Riktlinjer för fördelning av tider:

Isanläggningar
Tider för allmänhetens åkning är fördelade mellan Åby isstadion 13 timmar och Kållereds Ishall 1,75 timmar.

Tid till föreningar per vecka på kvällar och helger:
Istiderna fördelas 75 % av tillgänglig tid i ishallarna i lika stora andelar till de aktuella klubbarna med ungdomsverksamhet. 25 % av tillgänglig tid fördelas sedan i proportion till antalet aktiva medlemmar i åldrarna 7–20 år som respektive förening har haft det senaste verksamhetsåret. Kultur- och fritidsförvaltningen hämtar medlemsstatistiken i stadens bidragssystem.

Inomhusanläggningar
Tid till föreningar på kvällar och helger:
Tillgänglig tid fördelas i huvudsak i proportion till antalet aktiva medlemmar, baserat på åldrarna 7-20 år, som respektive förening har haft det senaste verksamhetsåret. Kultur- och fritidsförvaltningen hämtar statistiken i stadens bidragssystem. Kultur- och fritidsförvaltningen tar även hänsyn till föregående bokningshistorik, verksamhet och geografisk tillhörighet. Etablerade föreningar får då i möjligaste mån tider med hänsyn till föregående år.

Justeringar sker på våren inför kommande säsong.

Aktiviteten
Tid till föreningar på kvällar och helger i A-hallen:
I Aktivitetens A-hall fördelas (prioriteras) tider till föreningar som har tävlingsverksamhet för seniorer. Kultur- och fritidsförvaltningen tar även hänsyn till föregående bokningshistorik och verksamhet där idrotter som har krav på fullplansmått prioriteras. Handbollsklister är tillåtet. Etablerade föreningar får i möjligaste mån tider med hänsyn till föregående år.

Justeringar sker på våren inför kommande säsong.

Fotbollsplaner
Tid till föreningar på kvällar och helger:
Tillgänglig tid fördelas vid behov i proportion till antalet aktiva medlemmar, baserat på åldrarna 7-20 år, som respektive förening har haft det senaste verksamhetsåret. Kultur- och fritidsförvaltningen hämtar i det läget aktuell medlemsstatistik i stadens bidragssystem. Kultur- och fritidsförvaltningen tar även hänsyn till föregående bokningshistorik, verksamhet och geografisk tillhörighet. Etablerade föreningar får då i möjligaste mån tider med hänsyn till föregående år.

Fakturering och sanktioner

All verksamhet faktureras enligt hyresprislistan. Förening faktureras månadsvis. Privatpersoner som bokar enstaka tillfällen erbjuds att betala med Swish eller bankkort. Vilken taxa som tillämpas anges nedan.

Föreningstaxa:

Taxa 1 Stödberättigade föreningar med säte i Mölndal som bedriver barn- och ungdomsverksamhet (0-20 år).

Taxa 2 Stödberättigade föreningar med säte i Mölndal övriga åldrar, studieförbund samt GR-U träning.

Taxa 3 Stödberättigade föreningar med säte i Mölndal, match senior, match GR-U samt GR-S träning

Arrangemangstaxa:

Taxa 1 Ungdom i stödberättigad förening i Mölndal.

Taxa 2 Seniorer i stödberättigad förening i Mölndal.

Privattaxa:

Taxa 1 Träning (GR S matchtaxa).

Taxa 2 Arrangemang enligt överenskommelse.

(GR-U= Göteborgsregionen ungdomsföreningen, GR-S= Göteborgsregionen seniorförening)

Sanktioner

Ej återlämnad/förlorad passerkort/tagg - 200 kr.

Ej återlämnad/förlorad nyckel/iloq nyckel - 500 kr.

Otillåten nyttjande av fotbollsplan/inomhushall (till exempel stängd eller ej bokad) - 1 000 kr.

Uppställd ytter- eller utrymningsdörr (dörr som ställts upp med något föremål) - 650 kr.

Utryckning av vaktmästare /vaktbolag (avser till exempel handhavandefel ) - 671 kr.

Utebliven grovstädning/misskötsel/avsiktlig nedskräpning i lokal - 500 kr.

Vandalisering, sabotage eller annan åverkan debiteras reparationskostnad.

Löpande städkostnad per påbörjad timma - 500 kr.

Vid konkurs, av förening eller annan aktör som är kund, avstängs all seniorverksamhet i 2 år även om föreningen/kunden nystartas/ombildas i samma anda.

Föreningar och kunder som inte betalar sina fakturor kan stängas av med omedelbart från fortsatt bokning, såväl ingångna som kommande bokningar.