Regler och föreskrifter för bokning av lokaler

Grundläggande föreskrifter för uthyrning samt regler för bokning av lokaler på kultur- och fritidsförvaltningen.

Kultur- och fritidsförvaltningen hyr ut fritidslokaler, idrottsanläggningar, möteslokaler för motions- och idrottsverksamhet, kultur- och studieverksamhet, publik verksamhet och intern verksamhet för kommuner, föreningar och företag. Tanken är att använda kommunens lokaler så effektivt som möjligt och tillhandahålla lokaler med god standard.

Demokrati och trygghet

Föreningar, arrangörer och andra hyresgäster som hyr lokaler skall följa och främja demokratiska grundprinciper. Verksamhet i lokalerna får inte bryta mot lagar och föreskrifter eller uppmuntra till bruk av narkotika, alkohol och andra droger. Verksamhet som uppmuntrar till våld, hot, diskriminering, våldsbejakande extremism, rasism eller annan brottslighet får inte förekomma i lokalerna. Hyresgästen skall garantera och ta ansvar för att verksamheten inte medför ordningsstörning eller är en säkerhetsrisk, detta gäller oavsett om det är hyresgästen eller andras reaktion på verksamheten som är orsaken. Kultur- och fritidsförvaltningen hyr inte ut lokaler till religiösa sammankomster (gudstjänster, bönemöten etc.) där religion utövas. Kultur- och fritidsförvaltningen kan neka att upplåta lokaler med anledning av ovanstående. Bedömningen görs av Kultur- och fritidsförvaltningen i samråd med Polis eller kommunens jurist

Förbyggande arbete mot olyckor

Kultur- och fritidsförvaltningen arbetar kontinuerligt för att undvika att olyckor och skador inträffar i stadens lokaler. För att en god säkerhet ska kunna uppnås måste alla hjälpa till. Säkerhetsarbetet är därför en angelägenhet för alla som använder stadens lokaler. I lagen till skydd för olyckor (LSO 2003:778, 2kap.1§) står: ”Vid bokning och nyttjande av lokaler är hyresgästen att betrakta som nyttjanderättshavare och skall se till att gällande bestämmelser efterföljs för de medverkandes säkerhet och bär, i händelse av att man ej fullföljt dessa åtaganden, det fulla ansvaret härför.” Det innebär att hyresgästen måste följa säkerhetsbestämmelserna och veta vilken skyddsutrustning som finns i den lokal som hyrs. Hyresgästen ansvarar för att ta del av rutiner kring larm, utrymning och brandskyddsutrustning inför bokning. Nödutgångar får inte blockeras. Staden ansvarar för anvisningar, skyltning och information om säkerhet i respektive lokal.

Ansvar och säkerhet

Den som avtalar om att hyra lokal skall vara myndig (över 18 år) och ansvarar för att Kultur- och fritidsförvaltningens grundläggande föreskrifter vid uthyrning av lokaler samt avdelningarnas allmänna regler vid bokning följs. Vid sammankomsten krävs att minst en myndig ansvarig person (tex. ledare, lärare) är närvarande. Den/de ansvariga ska uppmärksamma de säkerhetsanvisningar och bestämmelser som gäller och se till att dessa efterföljs av samtliga personer i lokalen. Ansvariga personer är skyldiga att meddela Mölndals stads personal vid påkomna brister/felaktigheter som kan leda till olycka eller brand.

GDPR Mölndals stad hanterar alla personuppgifter med största noggrannhet. Uppgifter sparas endast under den tid som behövs för att kunna ge bästa möjliga service och för att fullgöra stadens åtaganden. Mer information om hur personuppgifter hanteras finns på: www.molndal.se/personuppgifter under ”Hantering av personuppgifter för kunder hos lokalbokningen och hyresgäster till kultur- och fritidsförvaltningen”.

Allmänna regler vid bokning

Bokning sker på http://lokalbokningen.molndal.se/bokning.
Det går också bra att maila direkt till lokalbokningens e-post: lokalbokningen@molndal.se eller tfn 031-315 10 00.

Hyresgäst är den förening, person eller företag som bokar lokalen. För alla bokningar skall organisationsnummer eller personnummer anges.

Hyresgäster som önskar bedriva kampsporter för ungdomar skall uppvisa medlemskap i Riksidrottsförbundet (RF).

Föreningar ska vara anslutna till specialförbund, riksidrottsförbundet eller en riksorganisation som erhåller statligt stöd. Föreningarna måste även vara ansluten till Aktivitetskort på Nätet (ApN) för att erhålla ”taxeklass förening 1–3” (se hyresprislista).

Hyresgäst har inte rätt att hyra ut eller överlämna sin bokade tid till annan såvida ingen särskild överenskommelse har träffats med KFF.

Arrangemang skall bokas senast 30 dagar i förväg. Önskemål om arrangemangsbokningar med kortare framförhållning bedöms från fall till fall beroende på om lokalen hyrs av annan hyresgäst.

KFF hyr inte ut lokaler till privata fester. Barnkalas bokas endast i gymnastiksalar i mån av plats. Det är inte tillåtet att servera mat och dryck inne i omklädningsrum och gymnastiksal i samband med barnkalasbokning. Enbart vätska i form av vatten är dock tillåtet. Om mat eller dryck (utöver vatten) skulle förtäras så utgår en extra städavgift på 650 kr.

Respektive förbund lägger seriematcher efter att KFF angett vilka dagar, tider och planer som står till förfogande. Vid andra önskemål får tävlingars placering bedömas individuellt. Träningsmatcher skall så långt som möjligt förläggas på egna träningstider.

Lag som spelar i seniorserie med ungdomar skall betala seniortaxa. Det är serietillhörigheten som bestämmer taxan.

Alla lokaler definitiv bokas, vi tillåter inte preliminärbokningar. Säsongsbokningar bokas fr.o.m. måndag vecka 34 t.o.m. 31 maj. Säsongsbokningar och arrangemangsbokningar har en uppsägningstid på 30 dagar. Avbokning av enstaka tillfällen har 14 dagars uppsägningstid.

Erhållen säsongsbokning har i möjligaste mån företräde nästkommande säsong, men hänsyn tas till prioriteringsordning. KFF skickar i god tid, en förfrågan om förnyad säsongsbokning. KFF meddelar då när ansökan senast ska lämnas.

Sporthallar kan användas även till andra arrangemang än idrott t. ex mässor, kultur- och musikevent och sker företrädesvis i Aktiviteten samt Almås sporthall A. Hänsyn tas då till anläggningarnas utformning. Handbollsklister får endast användas i Aktivitetens sporthallar.

Arrangemang som kräver mindre lokalanpassningar eller om- och tillbyggnader får arrangören själva bekosta. Sådana åtgärder får endast ske efter skriftligt godkännande av KFF.

Hyrestider utanför ordinarie säsong kan bokas efter särskild överenskommelse med KFF.

Lokalen skall efter användandet lämnas i samma skick som vid mottagandet. Vid arrangemang och matcher skall hyresgästen samla in och forsla bort sopor. Fel och avvikelse skall omedelbart rapporteras till vaktmästare eller KFF.

Hyresgäst är ansvarig för bokningar gjorda av deras bokningsansvarig. Önskemålet från KFF är att det endast skall finnas en bokningsansvarig per hyresgäst. Hyresgästens organisations- eller personnummer ska alltid anges vid bokning.

Hyresgäst som önskar hyra övrigt utrymme för till exempel förråd eller expedition (i mån av plats) kontaktar KFF.

Vid beställning av passerkort kommer en administrationsavgift på 100 kr tas ut. Vid beställning av loqnycklar tillkommer en kostnad på 200 kr. Ej återlämnade passerkort/taggar/iloqnycklar eller nycklar kommer att faktureras enligt följande:
Förlust av tagg/passerkort 200 kr. (Tagg = elektronisk nyckelbricka).
Förlust av nyckel eller Iloqnyckel 500 kr.
Vid enstaka bokningar till exempel barnkalas och möten ingår tagg/nyckel i bokningskostnaden. Dock ska taggar och nycklar skall återlämnas senast 7 dagar efter avslutad bokning. Ej återlämnad tagg/nyckel kommer sanktion att utgå enligt förlust av tagg/iloq nyckel.

Uppsättning av reklam måste alltid skriftligen godkännas av KFF.

Följande dagar håller huvuddelen av anläggningarna stängt: Nyårsafton, nyårsdagen, långfredagen, påskafton, påskdagen, annandag påsk, valborgsmässoafton, 1 maj, 6 juni, midsommarafton, midsommardagen, 23 december, julafton, juldagen, annandag jul.

Sanktioner vid misskötsel

Hyresgäst som efter bokning inte betalar fastställd hyra, senast på den förfallodag som bestämts av KFF, avstängs från vidare bokning såvida inget annat överenskommes. KFF kan säga upp hyreskontrakt med hyresgäst som uppenbart missköter sig. Brott mot uthyrningsregler och dåligt utnyttjande av lokalerna kan leda till att hyresgäst nekas tillträde och avstängs.
KFF kan också tillämpa andra sanktioner.

För fullständigt hyresregelverk och prislista kontakta lokalbokningen@molndal.se